Télésecrétaires, comment dénicher de nouveaux clients ?

Vous venez tout juste de vous lancer dans le télésecrétariat et vous ne savez pas par où commencer dans la prospection et la fidélisation de clients ? Voici quelques conseils pour bien démarrer.

Être visible sur internet

Avoir un site internet est un réel atout. La concurrence sur le marché du télésecrétariat et des permanences téléphoniques indépendantes est rude. Pour que des clients potentiels vous trouvent en faisant une simple recherche internet, il est primordial de fournir au préalable un travail sur votre site. Un référencement ciblé et complet est essentiel pour qu’un site internet ressorte rapidement dans les recherches d'éventuels clients. 

Les réseaux sociaux

Si vous n’êtes pas prêts à investir un peu de votre temps dans un site internet, tournez-vous vers les réseaux sociaux. Ils sont un formidable moyen de communication pour les professionnels indépendants. Faites-vous connaître via les réseaux comme Facebook et Twitter. Communiquez sur votre activité avec des posts pertinents et faites-vous suivre par d'autres télésecrétaires et vos clients actuels. De la sorte, vous entretenez auprès d’eux l'image d’un professionnel actif qui aime s'investir dans son centre d'appel et sa clientèle. Cela ne pourra que vous être bénéfique pour trouver ponctuellement des clients.

Mention spéciale pour Linkedin qui vous permettra de présenter vos services à d’autres professionnels et de vous mettre directement en relation avec eux via les offres sur la plateforme. 

Ne négligez pas le réseau et le bouche à oreille  

En réalité, bien que la présence sur le web soit indispensable, c’est le réseau et le bouche à oreille qui s’avèrent être les plus efficaces pour dénicher de nouveaux clients. En vous constituant une clientèle fidèle, vos clients vous recommanderont à leurs contacts. Soigner son réseau est la meilleure manière de le voir fleurir.

Vous pouvez vous appuyer sur plusieurs réseaux : le réseau des clients, d’autres télésecrétariats, de vos fournisseurs etc.

Le plus d’Ubicentrex ? Si vous êtes à la recherche de clients ou de sous-traitance, nous mettons à votre service notre important réseau professionnel. Si vous venez tout juste de vous lancer dans le télésecrétariat, nous pouvons vous mettre en relation avec des centres d’appels et télésecrétaires qui utilisent notre logiciel et qui sont à la recherche de sous-traitance.  Ainsi, nous vous donnons l’opportunité de vous constituer une clientèle tout en pouvant exercer votre activité.

Télésecrétaires à domicile, boostez votre productivité !

Deux salariés sur trois estiment perdre trop de temps au travail selon l’institut Easy-Pannel. La raison ? Des interruptions du rythme du travail auxquelles on ne prête pas attention, qui paraissent anodines, mais qui, cumulées représentent une perte significative de productivité.
Vous l'avez compris, les télésecrétaires qui tiennent des permanences téléphoniques, et plus spécifiquement à domicile, sont inévitablement sujettes à ces problèmes. En effet, le flux permanent d’appels entrants à gérer rythme de manière aléatoire leur journée. Evidemment, ces interruptions nuisent à la concentration et empiètent sur la productivité.

Néanmoins, prendre de bonnes habitudes de travail suffisent pour gagner du temps et ne plus le voir filer !

1. Gérez les gros dossiers le matin

Les deux premières heures de la matinée représentent le créneau où la motivation et la concentration sont à leur maximum. Vous êtes en effet plus en forme. Profitez-en pour dédier ces deux heures aux dossiers complexes, puis passez aux e-mails.

2. Fixez des objectifs temporels pour certaines tâches

  
Donnez vous des objectifs à effectuer pendant une tranche précise de votre temps (20, 30 minutes) et gardez une trace de vos actions pendant la journée. Cette méthode permet d’introduire une discipline dans votre journée, surtout si vous travaillez à domicile. En effet, si vous vous accordez une durée précise pour effectuer une tâche, vous allez inconsciemment respecter la deadline.

3. La méthode « CAP » : pour une boîte mail organisée

Pour être performant : se focaliser sur un seul objectif à la fois. Trier et traiter sont deux actions différentes, c’est pourquoi il est primordial de bien trier ses mails ultérieurement.
« Classer » : classez vos mails en deux catégories : ceux qui nécessitent une réponse immédiate et ceux que vous devez conserver.
« Action » : répondez rapidement aux mails ou actions qui nécessitent une réponse rapide.
« Poubelle » : ne vous noyez pas dans une quantité monstre de mails d’information, lisez les et supprimez le.

 

4. A la fin de la semaine, faites un bilan. 

Il est essentiel d'analyser ce que vous avez fait pendant la semaine. D'une part, faites le point sur les objectifs que vous avez tenus et ceux qui n'ont pas été atteints : le nombre d'appels entrants pris, ceux qui ont été rejetés. Il est important en effet que vous puissiez avoir une idée précise de ce que votre méthode de travail vous permet d'accomplir sur une semaine. Votre permanence téléphonique doit être optimale. D'autre part, faites le bilan des heures que vous avez passées à réellement travailler. Vous pourrez ainsi adapter votre manière de travailler en fonction du ratio entre les objectifs atteints et le temps passé à travailler. 

 

5. Un temps pour le travail et un temps pour la vie perso.

En parlant de temps de travail, il est primordial que vous délimitiez clairement votre temps de travail pour que vous ne soyez pas tentés de le faire déborder sur celui de votre vie privée. Veuillez toujours à avoir respecter un équilibre temps de travail-vie privée prédéfini, sous peine de vous disperser et d'être moins efficaces.

 

Logiciel de facturation

Vous prévoyez d’utiliser un logiciel de facturation ? Ubicentrex vous propose son outil de facturation intégré ! En effet, grâce à cet outil vous bénéficierez d’une facturation entièrement automatisée.

Avantages des logiciels de facturation
Les logiciels de facturation permettent aux entreprises de gérer et de suivre la facturation simplement via un système qui ne nécessite pas de connaissances en informatique. Il permet de saisir, changer et créer des factures et des devis très rapidement, d’automatiser les factures notamment pour les clients de l’entreprise, envoyer la facture par courriel ou l’imprimer facilement pour la faxer ou l’envoyer par poste au client, suivre les paiements, les retards et les relances.
Le logiciel de facturation Ubicentrex vous permet de bénéficier de toutes ces fonctionnalités gratuitement et sans aucune installation.

Pourquoi utiliser un logiciel de facturation ?
De nombreuses entreprises utilisent un logiciel de facturation. Cependant, il est nécessaire de faire le bon choix sur l’outil de facturation afin de garantir un gain de temps et d’argent conséquent. Les sociétés prennent ainsi en compte leurs besoins dans le choix du logiciel de facturation. Ubicentrex a pris en considération ces besoins et a développé un logiciel de facturation gratuit, simple d’utilisation et répondant aux règles en vigueur en matière de facturation.

Vous pourrez ainsi :

  • Générer vos factures automatiquement
  • Définir des tarifs généraux et spécifiques par société
  • Automatiser les processus comptables et de relance
  • Utiliser le prélèvement automatique
  • Réduire le délai de paiement des factures

 

La fonctionnalité de facturation vous permettra de gérer votre comptabilité en toute simplicité. Vous pouvez suivre plus en détail votre consommation et celle de vos clients. Vous n’avez plus à vous souciez des factures impayées, grâce à notre lettre de relance automatique. Un historique de toute les factures est également disponible. Vous avez la possibilité de définir des abonnements et des consommations ponctuelles, les envois de la facture peuvent se faire par courrier, mail et/ou fax.

 

 

 

Quel avenir pour les permanences téléphoniques ?

Le métier de télésecrétaire connaît de nombreux changements liés d’une part à la digitalisation des outils de permanences téléphoniques et d’autre part à de nouvelles habitudes de consommations des clients et des patients. Ce secteur, assez méconnu du grand public, fait donc face depuis quelques années à de profonds bouleversements structurels et se trouve dans une phase de transition dont le résultat semble aujourd’hui assez incertain. Ubicentrex fait le point avec vous.

Un peu d’histoire

Le métier de télésecrétaire remonte aux débuts des années 1980. À cette époque, les premières télésecrétaires travaillaient depuis chez elles à l’aide d’agenda papier transmis aux médecins en fin de journée. Les années 80 riment également avec les débuts de la micro-informatique, plus particulièrement de l’outil du minitel. Les premiers logiciels de gestion d’agenda informatiques furent développés et très vite adoptés à la fois par les télésecrétaires pour leur flexibilité et les médecins pour leurs avantages financiers. Le métier de télésecrétaire était définitivement lancé et les premiers télé-secrétariats spécialisés en plein essor.

Un métier en constante évolution

Du papier à l’informatique, du minitel aux outils dans le Cloud, de la téléphonie RTC à la téléphonie VoIP : les télé-secrétariats savent s’adapter aux nouvelles conditions pour survivre. Ce secteur cherche encore une forme de stabilité et il est donc assez difficile de prédire ses futures évolutions. La prise de rendez-vous accessible à tous les utilisateurs directement depuis Internet vient encore une fois bousculer cette économie et force les permanences téléphoniques à s’adapter. Ubicentrex propose dorénavant une plateforme de prise de rendez-vous en ligne Ubiclic pour permettre aux télé-secrétariats de proposer des prestations multicanales à leurs clients. Nous considérons qu’Internet ne remplacera jamais le contact humain et le canal téléphonique. Notre ambition est de proposer à nos clients des solutions multicanales combinant une partie logicielle, téléphonie et Internet.

Synchronisation des rendez-vous grâce à Ubiclic

Ubicentrex a développé Ubiclic, le site qui propose aux patients de vos clients de prendre des rendez-vous directement en ligne Ubiclic. Ce service permet de simplifier amplement la vie des patients. L’avantage principal de cet outil réside dans le côté pratique de la prise de rendez-vous.

 

cropped-favicon.png Un agenda toujours disponible. Grâce à Ubiclic, les patients ont accès depuis chez eux à l’agenda de leur praticien, 24h/24. Il est mis à jour en temps réel.

cropped-favicon.png Le rendez-vous en quelques clics. Ubiclic est un site intuitif qui permet aux patients de prendre et valider leur rendez-vous en moins d’une minute.

cropped-favicon.png Une entrée d’argent pour vous. Ubicentrex vous offre le module de prise de rendez-vous par Internet. Son utilisation ne vous est pas facturée tandis que vous pourrez répercuter les rendez-vous pris sur la facture de vos clients.

Le but étant que les 10 à 15 % de créneaux perdus chaque jour à cause d’annulation de dernière minute trouvent rapidement preneurs.

Ce nouveau site que nous avons développé permet donc de :

cropped-favicon.png Prendre rendez-vous sur Internet

cropped-favicon.png Rechercher un professionnel partout en France

cropped-favicon.png Accéder à son agenda en temps réel et valider le rendez-vous qui nous convient

cropped-favicon.png Tout cela en moins de cinq minutes, gratuitement et sans pub ! Telle est la promesse faite par Ubiclic.

Selon une étude menée en avril 2013 par TNS Sofres sur le thème « Les Français et l’Internet Santé », 63 % des Français souhaiteraient avoir la possibilité de prendre un rendez-vous en ligne. Ubiclic répond donc à une demande grandissante de prise de rendez-vous en ligne dans le domaine de la santé, et d’une manière plus générale pour tout type de profession libérale.

Plus de temps et de flexibilité pour les utilisateurs

Ubiclic recense une large variété de professionnels : médecins, avocats, architectes, artisans, etc. Avec plus de 5000 professionnels qui utilisent cette solution et plus de 500 000 rendez-vous pris en ligne chaque mois, la société affiche une croissante constante. Sur Ubiclic les professionnels peuvent personnaliser leur profil et communiquer des informations pratiques à leur clients. Les utilisateurs ont ainsi accès aux tarifs, aux modes de paiement et même à un plan pour se rendre facilement à leur rendez-vous. L’interface est compatible mobile et tablette sur iOS et Android pour permettre aux utilisateurs de gérer à tout moment leurs rendez-vous.

Des économies et de la visibilité pour les professionnels

La prise de rendez-vous en ligne attire de plus en plus de professionnels. Elle leur permet non seulement de gagner du temps mais aussi de diversifier leur clientèle. La création de mini-sites référencés et personnalisables permet de développer leur visibilité en ligne et d’acquérir de nouveaux clients. L’option de confirmation et de rappel de rendez-vous par mail et par SMS permet quant à elle de limiter l’absentéisme. La prise de rendez-vous en ligne a donc pour but de simplifier la gestion d’agendas des professionnels, de leur faire gagner du temps et d’optimiser leur relation avec leurs clients.

Un secteur très concurrentiel

La prise de rendez-vous en ligne est un secteur en plein essor et très concurrentiel. Aujourd’hui seuls 2 % des médecins Français utilisent la prise de rendez-vous en ligne. Le potentiel est énorme mais la compétition féroce. Ubiclic, marque de l’entreprise Ubicentrex, mise sur son réseau de télésecrétariat et de médecins pour étendre sa solution et garantir sa fiabilité. Face aux moyens des grands acteurs du secteur, Ubiclic compte sur la complémentarité de son offre Internet avec les outils logiciels développés par Ubicentrex. Ubicentrex propose en effet une solution à destination des télésecrétariats qui combine la téléphonie et l’agenda.

Rappels de rendez-vous par SMS et e-mail

Les patients reçoivent automatiquement une confirmation de leur rendez-vous par SMS ou par e-mail, selon le choix du client. Cette fonction a déjà séduit de nombreux clients et patients !