Comment se positionner sur le marché de la prise de rendez-vous en ligne ?

Ubicentrex a décidé de ne mettre en place aucun partenariat avec des éditeurs de solution de prise de rendez-vous en ligne tiers.
En effet, notre service www.ubiclic.com apporte ce service de manière gratuite dans les licences Ubicentrex.
Afin de faciliter la prise de rendez-vous pour vos patients 24/24 h et d’améliorer votre visibilité sur la toile, voici ce que nous mettons en place pour vous :

  • Outils de communication : Campagne d’affichage dans votre salle d’attente
  • Visibilité en ligne : Sur Ubiclic, les professionnels peuvent personnaliser leur page avec leur photo
  • Référencement : Sur Google et sur les autres moteurs de recherche, votre nom apparaît en haut de la liste.

Certaines sociétés confirment leurs voies de développement et se comparent à la firme américaine Zocdoc dont les fonds d’investissements sont les mêmes pour certains.
5 ans après le lancement de la start-up Zocdoc, les clients américains payent actuellement en moyenne $490 par mois sans secrétariat, pour un taux de remplissage de 30 % maximum. À l’instar de booking.com, plus vous payez, plus vous êtes visibles sur leur site.

Les dérives du système

Sous la pression des internautes, les firmes ont été dans l’obligation de mettre en place un système de notation et d’avis comparatifs. Les patients sélectionnent leur médecin de la même manière qu’ils commandent leur nouvel aspirateur ! Les patients ont comme éléments de comparaison votre photo et vos appréciations sous forme d’étoiles attribuées et accompagnées de leurs commentaires.
Les internautes ont à disposition l’agenda de votre confrère situés à proximité de votre cabinet, ceci favorisant la dé-fidélisation et incitant les patients à prendre rendez-vous chez eux.

Se posent les problématiques suivantes

À titre d’exemples : Quelle note sera attribuée lorsque un médecin refuserea de prescrire un scanner pour un supposé bouton cancéreux ou de prescrire un antibiotique pour guérir un rhume ?
Posez la question à un hôtelier : Ils ont tous été victimes de chantage dans l’attribution de leur notation. « Ex : si vous ne me baissez pas la facture, je vous met une mauvaise appréciation. »
Aujourd’hui, l’ensemble de ces sociétés françaises sont déficitaires. En effet, des millions sont investis dans le référencement Google avec une force de vente présente dans toute la France. Ce qui présage des augmentations comparatives à celles des firmes américaines.
Leurs stratégies commerciales visent à acquérir le plus de clients possible, quitte à faire une croix sur la rentabilité dans un premier temps, c’est ainsi que des milliers de médecins ont été référencé sur leurs sites sans qu’aucun contrat n’ait été signé.
Pour toutes ces raisons, nous souhaitons vous aider à rester indépendants et libres.
Si vous souhaitez créer votre page internet et proposer à vos patients la prise de rendez-vous en ligne ou en savoir plus sur le sujet, nous vous invitons à prendre contact avec notre équipe commerciale. informatique.

Télésecrétaires, comment dénicher de nouveaux clients ?

Vous venez tout juste de vous lancer dans le télésecrétariat et vous ne savez pas par où commencer dans la prospection et la fidélisation de clients ? Voici quelques conseils pour bien démarrer.

Être visible sur internet

Avoir un site internet est un réel atout. La concurrence sur le marché du télésecrétariat et des permanences téléphoniques indépendantes est rude. Pour que des clients potentiels vous trouvent en faisant une simple recherche internet, il est primordial de fournir au préalable un travail sur votre site. Un référencement ciblé et complet est essentiel pour qu’un site internet ressorte rapidement dans les recherches d'éventuels clients. 

Les réseaux sociaux

Si vous n’êtes pas prêts à investir un peu de votre temps dans un site internet, tournez-vous vers les réseaux sociaux. Ils sont un formidable moyen de communication pour les professionnels indépendants. Faites-vous connaître via les réseaux comme Facebook et Twitter. Communiquez sur votre activité avec des posts pertinents et faites-vous suivre par d'autres télésecrétaires et vos clients actuels. De la sorte, vous entretenez auprès d’eux l'image d’un professionnel actif qui aime s'investir dans son centre d'appel et sa clientèle. Cela ne pourra que vous être bénéfique pour trouver ponctuellement des clients.

Mention spéciale pour Linkedin qui vous permettra de présenter vos services à d’autres professionnels et de vous mettre directement en relation avec eux via les offres sur la plateforme. 

Ne négligez pas le réseau et le bouche à oreille  

En réalité, bien que la présence sur le web soit indispensable, c’est le réseau et le bouche à oreille qui s’avèrent être les plus efficaces pour dénicher de nouveaux clients. En vous constituant une clientèle fidèle, vos clients vous recommanderont à leurs contacts. Soigner son réseau est la meilleure manière de le voir fleurir.

Vous pouvez vous appuyer sur plusieurs réseaux : le réseau des clients, d’autres télésecrétariats, de vos fournisseurs etc.

Le plus d’Ubicentrex ? Si vous êtes à la recherche de clients ou de sous-traitance, nous mettons à votre service notre important réseau professionnel. Si vous venez tout juste de vous lancer dans le télésecrétariat, nous pouvons vous mettre en relation avec des centres d’appels et télésecrétaires qui utilisent notre logiciel et qui sont à la recherche de sous-traitance.  Ainsi, nous vous donnons l’opportunité de vous constituer une clientèle tout en pouvant exercer votre activité.

Télésecrétaires à domicile, boostez votre productivité !

Deux salariés sur trois estiment perdre trop de temps au travail selon l’institut Easy-Pannel. La raison ? Des interruptions du rythme du travail auxquelles on ne prête pas attention, qui paraissent anodines, mais qui, cumulées représentent une perte significative de productivité.
Vous l'avez compris, les télésecrétaires qui tiennent des permanences téléphoniques, et plus spécifiquement à domicile, sont inévitablement sujettes à ces problèmes. En effet, le flux permanent d’appels entrants à gérer rythme de manière aléatoire leur journée. Evidemment, ces interruptions nuisent à la concentration et empiètent sur la productivité.

Néanmoins, prendre de bonnes habitudes de travail suffisent pour gagner du temps et ne plus le voir filer !

1. Gérez les gros dossiers le matin

Les deux premières heures de la matinée représentent le créneau où la motivation et la concentration sont à leur maximum. Vous êtes en effet plus en forme. Profitez-en pour dédier ces deux heures aux dossiers complexes, puis passez aux e-mails.

2. Fixez des objectifs temporels pour certaines tâches

  
Donnez vous des objectifs à effectuer pendant une tranche précise de votre temps (20, 30 minutes) et gardez une trace de vos actions pendant la journée. Cette méthode permet d’introduire une discipline dans votre journée, surtout si vous travaillez à domicile. En effet, si vous vous accordez une durée précise pour effectuer une tâche, vous allez inconsciemment respecter la deadline.

3. La méthode « CAP » : pour une boîte mail organisée

Pour être performant : se focaliser sur un seul objectif à la fois. Trier et traiter sont deux actions différentes, c’est pourquoi il est primordial de bien trier ses mails ultérieurement.
« Classer » : classez vos mails en deux catégories : ceux qui nécessitent une réponse immédiate et ceux que vous devez conserver.
« Action » : répondez rapidement aux mails ou actions qui nécessitent une réponse rapide.
« Poubelle » : ne vous noyez pas dans une quantité monstre de mails d’information, lisez les et supprimez le.

 

4. A la fin de la semaine, faites un bilan. 

Il est essentiel d'analyser ce que vous avez fait pendant la semaine. D'une part, faites le point sur les objectifs que vous avez tenus et ceux qui n'ont pas été atteints : le nombre d'appels entrants pris, ceux qui ont été rejetés. Il est important en effet que vous puissiez avoir une idée précise de ce que votre méthode de travail vous permet d'accomplir sur une semaine. Votre permanence téléphonique doit être optimale. D'autre part, faites le bilan des heures que vous avez passées à réellement travailler. Vous pourrez ainsi adapter votre manière de travailler en fonction du ratio entre les objectifs atteints et le temps passé à travailler. 

 

5. Un temps pour le travail et un temps pour la vie perso.

En parlant de temps de travail, il est primordial que vous délimitiez clairement votre temps de travail pour que vous ne soyez pas tentés de le faire déborder sur celui de votre vie privée. Veuillez toujours à avoir respecter un équilibre temps de travail-vie privée prédéfini, sous peine de vous disperser et d'être moins efficaces.

 

Quel avenir pour les permanences téléphoniques ?

Le métier de télésecrétaire connaît de nombreux changements liés d’une part à la digitalisation des outils de permanences téléphoniques et d’autre part à de nouvelles habitudes de consommations des clients et des patients. Ce secteur, assez méconnu du grand public, fait donc face depuis quelques années à de profonds bouleversements structurels et se trouve dans une phase de transition dont le résultat semble aujourd’hui assez incertain. Ubicentrex fait le point avec vous.

Un peu d’histoire

Le métier de télésecrétaire remonte aux débuts des années 1980. À cette époque, les premières télésecrétaires travaillaient depuis chez elles à l’aide d’agenda papier transmis aux médecins en fin de journée. Les années 80 riment également avec les débuts de la micro-informatique, plus particulièrement de l’outil du minitel. Les premiers logiciels de gestion d’agenda informatiques furent développés et très vite adoptés à la fois par les télésecrétaires pour leur flexibilité et les médecins pour leurs avantages financiers. Le métier de télésecrétaire était définitivement lancé et les premiers télé-secrétariats spécialisés en plein essor.

Un métier en constante évolution

Du papier à l’informatique, du minitel aux outils dans le Cloud, de la téléphonie RTC à la téléphonie VoIP : les télé-secrétariats savent s’adapter aux nouvelles conditions pour survivre. Ce secteur cherche encore une forme de stabilité et il est donc assez difficile de prédire ses futures évolutions. La prise de rendez-vous accessible à tous les utilisateurs directement depuis Internet vient encore une fois bousculer cette économie et force les permanences téléphoniques à s’adapter. Ubicentrex propose dorénavant une plateforme de prise de rendez-vous en ligne Ubiclic pour permettre aux télé-secrétariats de proposer des prestations multicanales à leurs clients. Nous considérons qu’Internet ne remplacera jamais le contact humain et le canal téléphonique. Notre ambition est de proposer à nos clients des solutions multicanales combinant une partie logicielle, téléphonie et Internet.

Quel réseau Internet pour votre centre d’appel ?

Notre solution téléphonique Ubicentrex fonctionne grâce à un protocole de voix sur IP, ou VoIP. Concrètement, cette technologie permet de transporter de la voix sur le réseau IP. Il est ainsi possible de communiquer directement via Internet et de s’affranchir des canaux de téléphonies traditionnels. Votre réseau Internet constitue donc la clé du bon fonctionnement de votre centre d’appel.

Cerner et anticiper vos besoins

Pour utiliser Ubicentrex et passer des appels depuis notre interface, une simple connexion internet ADSL suffit. Jusqu’à deux personnes peuvent simultanément gérer les appels avec une seule connexion. Les centres d’appels de petites tailles ou les secrétaires à domicile jouissent donc d’une grande flexibilité pour la mise en place de leur activité. Au-delà de deux conseillers nous suggérons en revanche l’installation d’un réseau spécifiquement adapté au transport de voix. Pour cela, il faut souscrire à un réseau dit SDSL qui garantit des débits symétriques et permet donc d’envoyer autant de données que l’on en reçoit. Cette notion est très importante en VoIP puisqu’une conversation implique de recevoir et d’émettre des données. Le débit du lien SDSL dépendra de la taille et des besoins de votre société.

Partagez-nous votre projet

Nos équipes savent identifier vos spécificités et vous proposer l’offre la plus adaptée à vos besoins. En plus de notre solution téléphonie, nous pouvons également vous équiper en réseau et vérifier le bon fonctionnement de vos équipements. Nos services incluent également la maintenance de votre réseau informatique et garantit ainsi une assistance rapide en cas de soucis technique. N’hésitez pas à nous contacter via ce formulaire et obtenir votre devis personnalisé.