Permanence téléphonique

Secrétaire indépendante : ce que vous devez absolument savoir

Le marché du secrétariat connaît actuellement d’importantes évolutions. De plus en plus d’entreprises de tous secteurs d’activité confondus, ont fait le choix d’externaliser la gestion de leurs tâches administratives. Faire appel à une secrétaire indépendante est un véritable atout pour une entreprise. En effet, cela lui permet un gain de temps et d’argent. C’est donc un métier tout à fait porteur qui a de beaux jours devant lui.

Secrétaire indépendante, découvrez le métier

Les missions d’une télésecrétaire

Les NTIC et le digital permettent aujourd’hui aux secrétaires indépendantes de prendre en charge une multitude de tâches, certaines seront très simples et quotidiennes là où d’autres seront plus ardues. Ces tâches peuvent être effectuées à distance via le cloud, un CRM dédié, ou sur site. C’est parti pour un tour d’horizon des missions possibles de la secrétaire indépendante.

  • La permanence téléphonique : les secrétaires peuvent être amenées à traiter les appels entrants du Service Après Vente ou de support. Elle devient alors la voix de l’entreprise et à ce titre, il convient d’être formé aux produits afin d’apporter une réponse pertinente au client. Et surtout de ne pas les induire en erreur.
  • La programmation de rendez-vous : une des missions communes et connues. Dans cet exercice, il est important de conserver son sang-froid face à des clients toujours plus exigeants, avoir l’esprit agile afin d’apporter des alternatives à leurs demandes.
  • Le suivi de facturation et la relance des impayés : une tâche très demandée notamment chez les Start-ups. Souvent en effectif réduit et au moyen limité, ses missions sont d’une importance capitale.
  • Soutien aux équipes RH : un service qui en englobe plusieurs, en effet cela peut se traduire par du tri de CV, de la prise de contact menant à un entretien, mais également sur l’aspect administratif via l’envoi des briefs d’entretiens et envoi des réponses aux candidatures.

Cette liste présente un aperçu des services proposés par les secrétaires indépendantes, d’autres peuvent s’y ajouter en fonction des compétences de celles-ci.

Les savoirs fondamentaux de la profession

Les savoir-faire incontournables.

Il est d’usage courant d’appeler le savoir-faire les hard skills (la rubrique compétences sur votre CV). Devenir secrétaire indépendante ne demande théoriquement aucun diplôme.

Il lui est néanmoins possible de valoriser ses expériences au travers du VAE afin de rassurer d’éventuels prospects. Il est important pour la télésecrétaire d’avoir une appréciation au plus proche de la réalité, cela évite ainsi de perdre du temps sur des démarchages infructueux.

Il est conseillé de suivre une formation en gestion administrative et secrétariat afin d’apparaître plus fiable auprès de vos clients et de les rassurer quant à vos connaissances et à vos qualifications professionnelles.

Voici une liste non-exhaustive des compétences attendues par vos futurs clients :

– Savoir utiliser les outils bureautiques

– Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique

– Savoir gérer les situations d’urgence

– Savoir rendre compte de son activité

secrétaire indépendante

Les savoir-être indispensables.

Les savoirs-être communément appelés les soft skills, ils désignent des compétences comportementales, le plus souvent acquises en dehors de la sphère scolaire ou professionnelle. Les secrétaires indépendants doivent avoir certaines qualités et compétences pour pouvoir répondre aux besoins de sa clientèle, elle doit notamment :

  • se montrer flexible et polyvalente : de par la grande variété de services proposés, il est important de pouvoir faire preuve d’adaptabilité, de polyvalence. En effet, elle sera souvent amenée à changer de sujet du tout au tout.
  • être organisée : une organisation à toute épreuve permet à la secrétaire indépendante de tenir plus aisément ses deadlines et de mieux gérer le stress des missions. De plus, une bonne organisation facilite les échanges ainsi que le reporting de son activité.
  • avoir le sens du relationnel : le sens du relationnel est une compétence majeure pour la profession, savoir quand parler et quand se taire, être capable de s’adapter à son interlocuteur. De plus une secrétaire indépendante représente sont employeur et doit donc en toutes circonstances s’exprimer de façon claire et polie.
  • être autonome : être indépendant exige une certaine autonomie, en effet dépendre d’un tiers dans la gestion d’une problématique peut vite devenir problématique dans la gestion des délais et du stress.

Les outils essentiels de la télésecrétaire.

Les outils informatiques

Devenir secrétaire indépendante n’exige pas d’investissement de base, je parie que vous l’avez déjà entendu quelque part celle-là. Il est vrai que les sommes ne sont pas très élevées, mais on ne peut pas pour autant dire qu’elles soient nulles. Pour exercer votre activité dans les meilleures conditions nous vous recommandons d’acquérir les éléments suivants :

  • Un ordinateur. Si vous êtes amené à vous déplacer sur site, il peut être recommandé de prendre un ordinateur portable. Un ordinateur, mais de quelle puissance avez-vous besoin ? Cela va dépendre des services que vous proposez et de ce fait de la puissance requise par vos logiciels. L’ordinateur s’accompagne bien évidemment d’un clavier et d’une souris.
  • Une chaise confortable. Choisir la bonne chaise de bureau vous aidera à éviter beaucoup de soucis de santé au fil du temps. Pour plus d’informations sur le sujet, nous avons rédigé un article qui vous dit tout !
  • Une connexion internet haut débit, la qualité de vos appels s’en trouve directement affectée.
  • Un bon micro et un bon casque. Vous allez passer de longues heures au téléphone alors autant être confortablement installé. Nous recommandons l’usage d’un casque sans fil vous permettant de vous déplacer et d’avoir les mains libres pour de la prise de notes par exemple.
  • De clés USB ou de disque dur externe pour stocker toutes vos données.

Un logiciel de permanence téléphonique performant

Le critère principal dans le choix de votre logiciel de téléphonie et son adéquation à vos besoins. Plus élaboré qu’une solution de téléphonie d’entreprise, il s’agit d’un outil informatique qui vous permettra de gérer les appels téléphoniques (appels entrants, appels sortants, gestion d’agenda, etc.) afin d’optimiser votre performance.

Une messagerie instantanée

L’ajout d’un canal de messagerie permettant une plus grande fluidité dans le transfert de l’information. Elle peut également comprendre une fonction d’envois de fichier léger afin de permettre davantage d’instantanéité.

La remonté de fiche contact

Récupérez des informations sur les appels entrants. Grâce à la remontée de fiche, bénéficiez de toutes les informations nécessaires sur l’appelant avant même de prendre l’appel et ainsi personnaliser l’échange téléphonique.

Un outil statistique performant

Un module vous permettant d’analyser dans les moindres détails vos appels. Récoltez des statistiques pertinentes sur vos appels et vos performances. La possibilité de trier les statistiques par utilisateurs ou groupes d’appels afin de créer des rapports personnalisés. Un outil de supervision vous offrant une vision globale des informations les plus importantes en un coup d’œil. Et bien évidemment l’ensemble des statistiques peuvent être exportées afin de justifier votre activité.

telephonie IP

Téléconseiller en centre d appel, éviter la sédentarité.

Téléconseiller en centre appel, santé au travail

L’arrivée des nouvelles technologies et le développement de l’informatique ont fait évoluer considérablement nos modes de vie. Vissés à une chaise, les yeux rivés sur l’écran. Les téléconseillers en centre d’appel, souffrent-ils de sédentarité ?

La sédentarité au travail qu’est-ce que c’est ?

Tout d’abord il ne faut pas confondre sédentarité et et L’inactivité physique.

Une personne est considérée comme sédentaire à partir du moment où elle reste assise un minimum de 7 heures par jour.

Selon l’Observatoire national de l’activité physique et de la sédentarité (Onaps), le temps passé sans bouger d’un téléconseiller serait estimé à douze heures lors d’une journée de travail et à neuf lors d’une journée de congé!

Quels sont les risques de la sédentarité

Véritable fléau de notre société, selon l’OMS la sédentarité (manque d’activité physique) est considérée comme le quatrième facteur de risque de décès dans le monde, toutes causes confondues. Les effets néfastes qu’elle apporte se traduisent par une augmentation des risques de développer de nombreuses pathologies comme le diabète, l’hypertension artérielle, les maladies cardiovasculaires et l’obésité.

Comment contrecarrer la sédentarité en centre d’appel

Afin de lutter contre la sédentarité au bureau plusieurs petites actions peuvent être extrêmement bénéfiques pour votre santé.

Entre deux appels, vos téléconseillers prennent une pause. Et si vous vous forciez à prendre votre pause debout ? Tout prétexte pour vous levez de votre chaise et bon à prendre, monter les escaliers plutôt que de prendre l’ascenseur, traversez le couloir plutôt que d’appeler vos collaborateurs travaillant au sein du même centre d’appels. Pour conserver la forme, l’OMS recommande de faire 10 000 pas par jour.

L’équipement des téléconseillers en centre d’appel

Équiper vos téléconseiller de micro-casque sans fil peut également être une solution leur permettant de continuer la prise d’appel en se dégourdissant les jambes. De plus, d’après une étude réalisée par Yougov , les chiffres parlent d’eux-mêmes : 75% des utilisateurs de micro-casques sans fil déclarent prendre plus d’appels ! »

Ubicentrex vous recommande les micro-casques de la marque Sennheiser qui équipe nos téléconseillers ainsi que l’utilisation de la téléphonie IP.

« Un bon ouvrier doit avoir des bons outils »

La disposition et le choix de votre mobilier de bureau sont également au cœur de la problématique. Et si la solution était d’équiper vos téléconseillers de bureau assis-debout ? Un investissement qui permet à vos collaborateurs de continuer la prise d’appel tout en minimisant le temps passé assis sur le lieu de travail. Il permet de prévenir les problèmes de dos, d’augmenter la performance et la concentration.

L'ergonomie au travail : Avoir une bonne posture au bureau

Les téléconseillers de vos centres d’appels passent la journée assis, mais ils la passent également devant un écran! La disposition de vos écrans/clavier et le bon réglage de votre chaise sont autant de petites actions qui ont un impact bénéfique sur votre santé.

Comment bien ajuster son fauteuil.

Choisir la bonne chaise de bureau vous aidera à éviter beaucoup de soucis au fil du temps, vous devez donc faire attention aux points suivants :

  • Un siège où vous pouvez ajuster la hauteur et l’inclinaison.
  • Siège de siège qui ne cause pas de pression sous les cuisses ou derrière le genou.
  • Siège dont l’avant est incurvé sur le sol.
  • L’assise du siège couverte d’un textile imperméable, respirant et antidérapant.
  • Un dossier ayant un support lombaire.
  • Un pied de chaise à cinq pattes.
  • Roues ou roulettes adaptées au type de sol
  • Accoudoirs réglables à hauteur des coudes.

Comment bien ajuster son fauteuil.

La sédentarité en centre d'appel

S’il n’est pas possible d’ajuster le niveau de hauteur de votre poste de travail, alors vous allez devoir ajuster celui de votre chaise.

Le moyen le plus simple d’obtenir la bonne hauteur de chaise est de faire face à la chaise et d’ajuster l’assise de sorte qu’elle soit juste en dessous de vos genoux. La seconde étape est de bien positionner ses bras et ses pieds.

L’avant-bras est en position horizontale. Les coudes sont pliés à 90° et proches du corps. Les épaules sont détendues sans être affaissées. Vos pieds doivent être parfaitement à plat sur le sol, vous pouvez utiliser un repose-pieds pour ajuster votre posture

L’aménagement du poste de travail en centre d’appels

L’agencement des différents éléments de votre poste (clavier, souris et écrans) peut faire toute la différence. Un écran mal positionné force l’utilisateur à prendre une position contraignante (inclinaison de la tête, corps penché). Une mauvaise position de l’écran entraîne régulièrement des problèmes de santé (trouble musculosquelettique, fatigue oculaire, maux de tête etc).

La hauteur de l’écran doit être égale ou juste en dessous du niveau des yeux. Il est recommandé d’incliner légèrement l’écran pour réduire les reflets. Vous avez réglé la bonne hauteur et le bon angle de vos écrans, il faut maintenant parler de la distance entre l’écran et vos yeux.

L’écran de l’ordinateur doit être placé à une distance minimale équivalente au bras tendu sans toucher l’écran. Pour ce qui est de votre souris et clavier, placez-les à environ 10-15 centimètres du bord de votre bureau. Positionnez-les à la même distance du bord afin de ne pas vous désaxer. Ils doivent être posés à plat afin d’éviter les cassures du poignet.

Petite astuce : ne pas laisser la main sur la souris en position de clic lorsque cela n’est pas nécessaire.

La sédentarité en centre d'appel

Les exercices d’étirements que tout téléconseiller se doit de connaître pour sa santé.

Un environnement de travail sain et bien agencé peut ne pas être suffisant. En effet, en complément il est recommandé de réaliser régulièrement des exercices d’étirements.

Retrouvez une courte vidéo produite par le SIST qui résume les exercices à réaliser quotidiennement.

travail sur écran, exercices d'étirement

La sous-traitance d'appels, un tremplin pour les jeunes télésecrétariats

Vous venez de créer votre centre d’appels et vous ne savez pas comment vous constituer une solide base client ?
La sous-traitance peut s’avérer être un réel atout pour développer votre télésecrétariat. En effet, cela vous permet de trouver facilement des clients pour vous forger une expérience et un revenu en attendant de vous constituer une base client complète.

La sous-traitance avec Ubicentrex

Nous sommes en relation avec des centres d’appels de différentes tailles. De la sorte, nous recevons régulièrement des demandes de sous-traitance de la part de centres d’appels dont le flux d’appels devient trop important pour qu’ils puissent le gérer seuls. Nous les mettons gratuitement en relation avec des télésecrétaires qui viennent de débuter leur activité ou des permanences téléphoniques qui sont tout simplement à la recherche de clients. Il convient par la suite aux deux parties de définir ensemble les termes du contrat qui les lie.

 

Les avantages ?

  • Vous vous forgez une expérience dans le métier en traitant le débordement d’appels d’autres centres d’appels. Grâce à Ubicentrex, le sous-traitant et le sous-traité peuvent mettre en place plusieurs paramètres d’appel. Par exemple, vous pouvez décider de sous-traiter un appel lorsque que le temps d’attente excède 30 secondes dans le centre d’appels principal. L’appel sera ensuite basculé automatiquement vers votre permanence téléphonique pour que vous le gériez.
  • Cela vous permet de vous faire connaître dans le milieu et d’entretenir votre réseau professionnel. Comme nous vous l’expliquions dans cet article, le bouche à oreille est essentiel pour trouver de nouveaux clients.
  • La sous-traitance vous permet de prendre en main le logiciel à votre rythme. Ainsi, une fois que vous devrez gérer vos propres clients, vous serez totalement opérationnel et autonome.


Créer sa grille tarifaire

Analysez le marché et le coût de votre activité

Avant de mettre en place une tarification, il y a des étapes préalables à ne pas ignorer :

  • Analyse du marché : il est essentiel de connaître les prix de vos concurrents pour vous situer dans la bonne fourchette de prix. Si vous exercez une activité de centre d’appel spécifique, des prix plus élevés que la moyenne peuvent être justifiés. Au contraire, si votre centre d’appel propose des services  » classiques » de télésecrétariat, adaptez vos prix à ceux du marché.
  • Analyse de votre activité : être télésecrétaire c’est avoir une charge de travail variable en fonction d’une demande qui peut fluctuer en fonction des périodes de l’année. Se lancer dans l’externalisation de la prise d’appels d’entreprises a ses avantages et ses inconvénients, sachez sortir votre épingle du jeu ! En effet, une part de votre travail est intrinsèquement liée aux surcharges d’appel d’entreprises qui vont alors vous déléguer le débordement d’appels. Votre charge de travail et vos revenus augmenteront ainsi en conséquence. Mais lorsque les affaires de ces entreprises stagnent, cela se répercutera également sur vos revenus. En revanche, l’externalisation de secrétariats médicaux vous permet d’avoir des revenus plus stables.
    Estimez le coût de revient, établissez une marge pour couvrir vos charges ainsi que  vos dépenses mensuelles et tenez-vous-y. N’acceptez pas les négociations.

Adaptez votre type de tarification à votre activité

Vous l’avez compris, il est essentiel d’adapter au mieux votre mode de tarification à votre clientèle et à votre type d’activité.

  • Forfait : Vous pouvez proposer plusieurs forfaits mensuels. L’avantage de ceux-ci pour le client est qu’il peut bénéficier d’un télésecrétariat personnalisé et adapté à ses besoins en terme de quantité et de qualité. Pour vous, les forfaits vous permettent de fidéliser plus aisément le client et d’avoir une certaine stabilité dans vos revenus. Par exemple, vous pouvez instaurer des forfaits avec une centaine d’appels inclus.
  • Par palier de prix dégressifs : établissez des fourchettes de prix pour une quantité donnée d’appels effectués.
  • Tarification à l’appel : vous pouvez tarifer chaque appel et appliquer des prix différents pour chaque type d’appel : appels sortants fixes, appels sortants mobiles, SMS de rappel, appels entrants.

Le plus d’Ubicentrex ?  Notre module de facturation automatique comptabilise automatiquement tous les articles consommés par vos clients. Vous n’avez qu’à indiquer vos tarifs une fois et les factures se génèrent automatiquement à la fin du mois. Désormais, facturez rapidement et efficacement en appliquant des tarifs par société ou par défaut.


Comment dénicher de nouveaux clients ?

Vous venez tout juste de vous lancer dans le télésecrétariat et vous ne savez pas par où commencer dans la prospection et la fidélisation de clients ? Voici quelques conseils pour bien démarrer.

Être visible sur internet

Avoir un site internet est un réel atout. La concurrence sur le marché du télésecrétariat et des permanences téléphoniques indépendantes est rude. Pour que des clients potentiels vous trouvent en faisant une simple recherche internet, il est primordial de fournir au préalable un travail sur votre site. Un référencement ciblé et complet est essentiel pour qu’un site internet ressorte rapidement dans les recherches d’éventuels clients.

Les réseaux sociaux

Si vous n’êtes pas prêts à investir un peu de votre temps dans un site internet, tournez-vous vers les réseaux sociaux. Ils sont un formidable moyen de communication pour les professionnels indépendants. Faites-vous connaître via les réseaux comme Facebook et Twitter. Communiquez sur votre activité avec des posts pertinents et faites-vous suivre par d’autres télésecrétaires et vos clients actuels. De la sorte, vous entretenez auprès d’eux l’image d’un professionnel actif qui aime s’investir dans son centre d’appel et sa clientèle. Cela ne pourra que vous être bénéfique pour trouver ponctuellement des clients.

Mention spéciale pour Linkedin qui vous permettra de présenter vos services à d’autres professionnels et de vous mettre directement en relation avec eux via les offres sur la plateforme.

Ne négligez pas le réseau et le bouche à oreille  

En réalité, bien que la présence sur le web soit indispensable, c’est le réseau et le bouche à oreille qui s’avèrent être les plus efficaces pour dénicher de nouveaux clients. En vous constituant une clientèle fidèle, vos clients vous recommanderont à leurs contacts. Soigner son réseau est la meilleure manière de le voir fleurir.

Vous pouvez vous appuyer sur plusieurs réseaux : le réseau des clients, d’autres télésecrétariats, de vos fournisseurs etc.

Le plus d’Ubicentrex ? Si vous êtes à la recherche de clients ou de sous-traitance, nous mettons à votre service notre important réseau professionnel. Si vous venez tout juste de vous lancer dans le télésecrétariat, nous pouvons vous mettre en relation avec des centres d’appels et télésecrétaires qui utilisent notre logiciel et qui sont à la recherche de sous-traitance.  Ainsi, nous vous donnons l’opportunité de vous constituer une clientèle tout en pouvant exercer votre activité.