La sous-traitance d'appels, un tremplin pour les jeunes télésecrétariats

Vous venez de créer votre centre d’appels et vous ne savez pas comment vous constituer une solide base client ?
La sous-traitance peut s’avérer être un réel atout pour développer votre télésecrétariat. En effet, cela vous permet de trouver facilement des clients pour vous forger une expérience et un revenu en attendant de vous constituer une base client complète.

La sous-traitance avec Ubicentrex

Nous sommes en relation avec des centres d’appels de différentes tailles. De la sorte, nous recevons régulièrement des demandes de sous-traitance de la part de centres d’appels dont le flux d’appels devient trop important pour qu’ils puissent le gérer seuls. Nous les mettons gratuitement en relation avec des télésecrétaires qui viennent de débuter leur activité ou des permanences téléphoniques qui sont tout simplement à la recherche de clients. Il convient par la suite aux deux parties de définir ensemble les termes du contrat qui les lie.

 

Les avantages ?

  • Vous vous forgez une expérience dans le métier en traitant le débordement d’appels d’autres centres d’appels. Grâce à Ubicentrex, le sous-traitant et le sous-traité peuvent mettre en place plusieurs paramètres d’appel. Par exemple, vous pouvez décider de sous-traiter un appel lorsque que le temps d’attente excède 30 secondes dans le centre d’appels principal. L’appel sera ensuite basculé automatiquement vers votre permanence téléphonique pour que vous le gériez.
  • Cela vous permet de vous faire connaître dans le milieu et d’entretenir votre réseau professionnel. Comme nous vous l’expliquions dans cet article, le bouche à oreille est essentiel pour trouver de nouveaux clients.
  • La sous-traitance vous permet de prendre en main le logiciel à votre rythme. Ainsi, une fois que vous devrez gérer vos propres clients, vous serez totalement opérationnel et autonome.


Créer sa grille tarifaire

Analysez le marché et le coût de votre activité

Avant de mettre en place une tarification, il y a des étapes préalables à ne pas ignorer :

  • Analyse du marché : il est essentiel de connaître les prix de vos concurrents pour vous situer dans la bonne fourchette de prix. Si vous exercez une activité de centre d’appel spécifique, des prix plus élevés que la moyenne peuvent être justifiés. Au contraire, si votre centre d’appel propose des services  » classiques » de télésecrétariat, adaptez vos prix à ceux du marché.
  • Analyse de votre activité : être télésecrétaire c’est avoir une charge de travail variable en fonction d’une demande qui peut fluctuer en fonction des périodes de l’année. Se lancer dans l’externalisation de la prise d’appels d’entreprises a ses avantages et ses inconvénients, sachez sortir votre épingle du jeu ! En effet, une part de votre travail est intrinsèquement liée aux surcharges d’appel d’entreprises qui vont alors vous déléguer le débordement d’appels. Votre charge de travail et vos revenus augmenteront ainsi en conséquence. Mais lorsque les affaires de ces entreprises stagnent, cela se répercutera également sur vos revenus. En revanche, l’externalisation de secrétariats médicaux vous permet d’avoir des revenus plus stables.
    Estimez le coût de revient, établissez une marge pour couvrir vos charges ainsi que  vos dépenses mensuelles et tenez-vous-y. N’acceptez pas les négociations.

Adaptez votre type de tarification à votre activité

Vous l’avez compris, il est essentiel d’adapter au mieux votre mode de tarification à votre clientèle et à votre type d’activité.

  • Forfait : Vous pouvez proposer plusieurs forfaits mensuels. L’avantage de ceux-ci pour le client est qu’il peut bénéficier d’un télésecrétariat personnalisé et adapté à ses besoins en terme de quantité et de qualité. Pour vous, les forfaits vous permettent de fidéliser plus aisément le client et d’avoir une certaine stabilité dans vos revenus. Par exemple, vous pouvez instaurer des forfaits avec une centaine d’appels inclus.
  • Par palier de prix dégressifs : établissez des fourchettes de prix pour une quantité donnée d’appels effectués.
  • Tarification à l’appel : vous pouvez tarifer chaque appel et appliquer des prix différents pour chaque type d’appel : appels sortants fixes, appels sortants mobiles, SMS de rappel, appels entrants.

Le plus d’Ubicentrex ?  Notre module de facturation automatique comptabilise automatiquement tous les articles consommés par vos clients. Vous n’avez qu’à indiquer vos tarifs une fois et les factures se génèrent automatiquement à la fin du mois. Désormais, facturez rapidement et efficacement en appliquant des tarifs par société ou par défaut.


Comment dénicher de nouveaux clients ?

Vous venez tout juste de vous lancer dans le télésecrétariat et vous ne savez pas par où commencer dans la prospection et la fidélisation de clients ? Voici quelques conseils pour bien démarrer.

Être visible sur internet

Avoir un site internet est un réel atout. La concurrence sur le marché du télésecrétariat et des permanences téléphoniques indépendantes est rude. Pour que des clients potentiels vous trouvent en faisant une simple recherche internet, il est primordial de fournir au préalable un travail sur votre site. Un référencement ciblé et complet est essentiel pour qu’un site internet ressorte rapidement dans les recherches d’éventuels clients.

Les réseaux sociaux

Si vous n’êtes pas prêts à investir un peu de votre temps dans un site internet, tournez-vous vers les réseaux sociaux. Ils sont un formidable moyen de communication pour les professionnels indépendants. Faites-vous connaître via les réseaux comme Facebook et Twitter. Communiquez sur votre activité avec des posts pertinents et faites-vous suivre par d’autres télésecrétaires et vos clients actuels. De la sorte, vous entretenez auprès d’eux l’image d’un professionnel actif qui aime s’investir dans son centre d’appel et sa clientèle. Cela ne pourra que vous être bénéfique pour trouver ponctuellement des clients.

Mention spéciale pour Linkedin qui vous permettra de présenter vos services à d’autres professionnels et de vous mettre directement en relation avec eux via les offres sur la plateforme.

Ne négligez pas le réseau et le bouche à oreille  

En réalité, bien que la présence sur le web soit indispensable, c’est le réseau et le bouche à oreille qui s’avèrent être les plus efficaces pour dénicher de nouveaux clients. En vous constituant une clientèle fidèle, vos clients vous recommanderont à leurs contacts. Soigner son réseau est la meilleure manière de le voir fleurir.

Vous pouvez vous appuyer sur plusieurs réseaux : le réseau des clients, d’autres télésecrétariats, de vos fournisseurs etc.

Le plus d’Ubicentrex ? Si vous êtes à la recherche de clients ou de sous-traitance, nous mettons à votre service notre important réseau professionnel. Si vous venez tout juste de vous lancer dans le télésecrétariat, nous pouvons vous mettre en relation avec des centres d’appels et télésecrétaires qui utilisent notre logiciel et qui sont à la recherche de sous-traitance.  Ainsi, nous vous donnons l’opportunité de vous constituer une clientèle tout en pouvant exercer votre activité.


Télésecrétaires à domicile, boostez votre productivité !

Deux salariés sur trois estiment perdre trop de temps au travail selon l’institut Easy-Pannel. La raison ? Des interruptions du rythme du travail auxquelles on ne prête pas attention, qui paraissent anodines, mais qui, cumulées représentent une perte significative de productivité.
Vous l’avez compris, les télésecrétaires qui tiennent des permanences téléphoniques, et plus spécifiquement à domicile, sont inévitablement sujettes à ces problèmes. En effet, le flux permanent d’appels entrants à gérer rythme de manière aléatoire leur journée. Evidemment, ces interruptions nuisent à la concentration et empiètent sur la productivité.

Néanmoins, prendre de bonnes habitudes de travail suffisent pour gagner du temps et ne plus le voir filer !

1. Gérez les gros dossiers le matin

Les deux premières heures de la matinée représentent le créneau où la motivation et la concentration sont à leur maximum. Vous êtes en effet plus en forme. Profitez-en pour dédier ces deux heures aux dossiers complexes, puis passez aux e-mails.

2. Fixez des objectifs temporels pour certaines tâches

Donnez vous des objectifs à effectuer pendant une tranche précise de votre temps (20, 30 minutes) et gardez une trace de vos actions pendant la journée. Cette méthode permet d’introduire une discipline dans votre journée, surtout si vous travaillez à domicile. En effet, si vous vous accordez une durée précise pour effectuer une tâche, vous allez inconsciemment respecter la deadline.

3. La méthode « CAP » : pour une boîte mail organisée

Pour être performant : se focaliser sur un seul objectif à la fois. Trier et traiter sont deux actions différentes, c’est pourquoi il est primordial de bien trier ses mails ultérieurement.

  • « Classer » : classez vos mails en deux catégories : ceux qui nécessitent une réponse immédiate et ceux que vous devez conserver.
  • « Action » : répondez rapidement aux mails ou actions qui nécessitent une réponse rapide.
  • « Poubelle » : ne vous noyez pas dans une quantité monstre de mails d’information, lisez les et supprimez le.

4. A la fin de la semaine, faites un bilan. 

Il est essentiel d’analyser ce que vous avez fait pendant la semaine. D’une part, faites le point sur les objectifs que vous avez tenus et ceux qui n’ont pas été atteints : le nombre d’appels entrants pris, ceux qui ont été rejetés. Il est important en effet que vous puissiez avoir une idée précise de ce que votre méthode de travail vous permet d’accomplir sur une semaine. Votre permanence téléphonique doit être optimale. D’autre part, faites le bilan des heures que vous avez passées à réellement travailler. Vous pourrez ainsi adapter votre manière de travailler en fonction du ratio entre les objectifs atteints et le temps passé à travailler.

5. Un temps pour le travail et un temps pour la vie perso.

En parlant de temps de travail, il est primordial que vous délimitiez clairement votre temps de travail pour que vous ne soyez pas tentés de le faire déborder sur celui de votre vie privée. Veuillez toujours à avoir respecter un équilibre temps de travail-vie privée prédéfini, sous peine de vous disperser et d’être moins efficaces.


Synchronisation des rendez-vous grâce à Ubiclic

Ubicentrex a développé Ubiclic, le site qui propose aux patients de vos clients de prendre des rendez-vous directement en ligne Ubiclic. Ce service permet de simplifier amplement la vie des patients. L’avantage principal de cet outil réside dans le côté pratique de la prise de rendez-vous.

  • Un agenda toujours disponible. Grâce à Ubiclic, les patients ont accès depuis chez eux à l’agenda de leur praticien, 24h/24. Il est mis à jour en temps réel.
  • Le rendez-vous en quelques clics. Ubiclic est un site intuitif qui permet aux patients de prendre et valider leur rendez-vous en moins d’une minute.
  • Une entrée d’argent pour vous. Ubicentrex vous offre le module de prise de rendez-vous par Internet. Son utilisation ne vous est pas facturée tandis que vous pourrez répercuter les rendez-vous pris sur la facture de vos clients.

Le but étant que les 10 à 15 % de créneaux perdus chaque jour à cause d’annulation de dernière minute trouvent rapidement preneurs.

Ce nouveau site que nous avons développé permet donc de :

  • Prendre rendez-vous sur Internet
  • Rechercher un professionnel partout en France
  • Accéder à son agenda en temps réel et valider le rendez-vous qui nous convient
  • Tout cela en moins de cinq minutes, gratuitement et sans pub ! Telle est la promesse faite par Ubiclic.

Selon une étude menée en avril 2013 par TNS Sofres sur le thème « Les Français et l’Internet Santé », 63 % des Français souhaiteraient avoir la possibilité de prendre un rendez-vous en ligne. Ubiclic répond donc à une demande grandissante de prise de rendez-vous en ligne dans le domaine de la santé, et d’une manière plus générale pour tout type de profession libérale.

Plus de temps et de flexibilité pour les utilisateurs

Ubiclic recense une large variété de professionnels : médecins, avocats, architectes, artisans, etc. Avec plus de 5000 professionnels qui utilisent cette solution et plus de 500 000 rendez-vous pris en ligne chaque mois, la société affiche une croissante constante. Sur Ubiclic les professionnels peuvent personnaliser leur profil et communiquer des informations pratiques à leur clients. Les utilisateurs ont ainsi accès aux tarifs, aux modes de paiement et même à un plan pour se rendre facilement à leur rendez-vous. L’interface est compatible mobile et tablette sur iOS et Android pour permettre aux utilisateurs de gérer à tout moment leurs rendez-vous.

Des économies et de la visibilité pour les professionnels

La prise de rendez-vous en ligne attire de plus en plus de professionnels. Elle leur permet non seulement de gagner du temps mais aussi de diversifier leur clientèle. La création de mini-sites référencés et personnalisables permet de développer leur visibilité en ligne et d’acquérir de nouveaux clients. L’option de confirmation et de rappel de rendez-vous par mail et par SMS permet quant à elle de limiter l’absentéisme. La prise de rendez-vous en ligne a donc pour but de simplifier la gestion d’agendas des professionnels, de leur faire gagner du temps et d’optimiser leur relation avec leurs clients.

Un secteur très concurrentiel

La prise de rendez-vous en ligne est un secteur en plein essor et très concurrentiel. Aujourd’hui seuls 2 % des médecins Français utilisent la prise de rendez-vous en ligne. Le potentiel est énorme mais la compétition féroce. Ubiclic, marque de l’entreprise Ubicentrex, mise sur son réseau de télésecrétariat et de médecins pour étendre sa solution et garantir sa fiabilité. Face aux moyens des grands acteurs du secteur, Ubiclic compte sur la complémentarité de son offre Internet avec les outils logiciels développés par Ubicentrex. Ubicentrex propose en effet une solution à destination des télésecrétariats qui combine la téléphonie et l’agenda.

Rappels de rendez-vous par SMS et mail

Les patients reçoivent automatiquement une confirmation de leur rendez-vous par SMS ou par mail, selon le choix du client. Cette fonction a déjà séduit de nombreux clients et patients !