Fonctionnalités de l’agenda partagé

L’agenda Ubicentrex

Agenda partagé

home-demo-responsive L’agenda d’Ubicentrex possède une multitude de fonctionnalités dédiées à simplifier l’utilisation pour les professions exigeantes. Ubicentrex vous permet d’utiliser plusieurs agendas dans une même interface. Les données sont stockées sur nos serveurs, ce qui garantit une accessibilité permanente. L’agenda peut être consultable et enrichi en temps réel.

En quelques clics, on peut paramétrer qui a accès à l’agenda et quelles fonctions sont disponibles. Par exemple, le docteur Perrin a des identifiants pour accéder à son agenda, ainsi que son collègue le docteur Clavière qui travaille dans le même cabinet et la secrétaire sur place.

Instructions

Instructions agenda Ubicentrex Grâce au système d’instructions, vos clients peuvent facilement communiquer avec vous.

  • Un éditeur intégré afin de mettre en forme les instructions et faire ressortir les informations importantes.
  • Intégration iframe ou HTML afin d’intégrer par exemple le plan d’accès Google Maps du cabinet du docteur.
  • Instruction popup qui apparaissent à l’ouverture du dossier. Quand on décroche l’appel du docteur Perrin, ses instructions s’affichent, de sorte à ne rater aucune information.
  • Instructions thématiques. Par exemple, vous avez la possibilité de faire une instruction pour les tarifs, une autre pour les informations concernant les laboratoires, une autre avec les réponses fréquentes, etc.

Planning types

Planning type Grâce aux planning types, vous pouvez construire la semaine de votre client.

  • Un planning sur mesure. Les plannings types permettent de construire la semaine type de votre client, selon ses habitudes de travail.
  • Jongler entre les semaines. Ubicentrex vous permet de créer jusqu’à dix planning types et d’alterner facilement entre eux. Ainsi, vous pourrez par exemple créer un planning type pour les semaines A et un autre pour les semaines B.
  • Gestion des créneaux. Les créneaux sont les barres de couleur qui apparaissent sur le côté de l’agenda et qui indiquent quel type de disponibilité le docteur a. Les créneaux sont personnalisables, vous pouvez définir une durée par défaut, une instruction et même une couleur.

Intégration des logiciels tiers

Planning type Ubicentrex vous donne la possibilité d’intégrer directement dans le logiciel des logiciels provenant d’autres éditeurs.

  • En remontée de fiche. Si vos clients utilisent un planning autre que celui d’Ubicentrex et souhaitent continuer à s’en servir, vous pouvez intégrer leur planning de sorte à ce qu’il s’affiche à l’ouverture de leur dossier.
  • Utiliser la téléphonie Ubicentrex. Le logiciel est conçu tel que vous puissiez utiliser en parallèle la téléphonie Ubicentrex et un agenda tiers. La téléphonie se gère dans la colonne de gauche et les agendas apparaissent dans le grand espace à droite.
  • Totale transparence pour l’utilisateur. Votre client ayant pris ses habitudes sur son logiciel ne sera pas forcé de changer de système, il pourra continuer à utiliser son logiciel de manière transparente, sans jamais se connecter à Ubicentrex.

Prise de rendez-vous par Internet

fonctionnalités prise de rendez-vous par Internet Ubicentrex a développé Ubiclic, afin de simplifier la vie des patients et de donner la possibilité de prendre rendez-vous directement en ligne.

  • Un agenda toujours disponible. Grâce à Ubiclic, les patients ont accès depuis chez eux à l’agenda de leur praticien. Il est mis à jour en temps réel.
  • Le rendez-vous en quelques clics. Ubiclic est un site intuitif qui permet aux patients de prendre et valider leur rendez-vous en moins d’une minute.
  • Une entrée d’argent pour vous. Pour nos clients centres d’appels, la prise de rendez-vous est incluse dans la licence, sans surcoût. Son utilisation ne vous est pas facturée tandis que vous pourrez répercuter les rendez-vous pris sur la facture de vos clients.

Les scripts : automatisez votre prise d’appels

fonctionnalités scripts Grâce aux scripts, vous pouvez gérer les clients aux spécificités complexes. Le script permet de prendre l’appel et d’automatiser les réponses à apporter pour le téléconseiller.

  • Créer un alogrithme de réponse. Les scripts sont une succession d’étapes qui s’affichent selon les demandes de l’appelant. Vous n’avez qu’à construire une seule fois le script et il se déroulera à chaque appel.
  • Personnalisation par client. Vous pouvez créer autant de scripts que vous le désirez, avec autant d’étapes que nécessaires. Ainsi, vous pourrez personnaliser client par client les scripts de réception d’appels.
  • Gain de temps et d’efficacité. Les scripts permettent aux téléconseillers de n’oublier aucune question importante et de respecter un dialogue prédéfini. De la sorte, vous augmentez la productivité de votre centre.

Liste d’attente intelligente

fonctionnalités liste d'attente La liste d’attente Ubicentrex permet une gestion intelligente des rendez-vous.

  • Quelques clics pour mettre en attente. Si un appelant le souhaite, vous pouvez cliquer sur un bouton pour le mettre en attente. Cochez ensuite les cases correspondant à ses disponibilités par jour et par heure.
  • Gestion intelligente. Le logiciel va lui-même détecter si un créneau se libère sur les disponibilités pré-remplies et va envoyer un SMS et/ou un mail au contact pour le prévenir qu’un rendez-vous lui a été réservé et qu’il faut qu’il appelle la permanence téléphonique pour le confirmer.
  • Simplification de la gestion. Grâce à ce système, vous ne risquez pas d’oublier un rendez-vous puisque c’est l’appeleant lui-même qui rappelle pour confirmer son rendez-vous suite à la relance du logiciel.

Application mobile

Messagerie Grâce à l’application Ubicentrex, emportez votre agenda partout avec vous. L’application vous permet à tout moment de visualiser votre planning, de gérer vos rendez-vous et d’accédez à votre messagerie et à vos contacts.

L’application embarque également un outil de supervision pour vous permettre de manager votre centre d’appel à distance.

Le petit plus de notre application ? Celle-ci fonctionne aussi en mode déconnecté : ne laissez pas une panne réseau vous gâcher la vie !

télécharger sur l'App Store Disponible sur Google Play

Synchronisation

Notre agenda est synchronisable avec les protocoles Google Agenda et CalDAV (Thunderbird, Outlook, iCal, etc.). Cette synchronisation est bilatérale, c’est-à-dire que si vous prenez un rendez-vous sur l’agenda Ubicentrex, celui-ci sera automatiquement copié sur l’agenda synchronisé, et vice-versa. De la sorte, votre client n’utilise que l’agenda qu’il préfère et l’utilisation est transparente pour vous et pour lui.

Rappels et confirmations des rendez-vous

Rappels de rendez-vous Ubicentrex vous permet de personnaliser pour chacun de vos clients des messages de rappels et de confirmations de rendez-vous ainsi que d’automatiser leurs envois par mail et/ou SMS.

  • Planifiez à l’avance la date et l’heure d’envoi des rappels de rendez-vous.
  • Paramétrez des messages d’alertes pour vos clients lors de la modification ou la suppression d’un rendez-vous.
  • Retrouvez un historique de tous les messages envoyés depuis Ubicentrex via l’outil de statistiques de l’interface.

La messagerie

Messagerie intégrée

Messagerie La messagerie Ubicentrex est liée à l’agenda ainsi qu’aux contacts du docteur. Ainsi, il est aisé d’envoyer un message concernant tel ou tel patient.

  • Envoi par mail, SMS ou fax. Si votre client n’utilise pas la messagerie intégrée à Ubicentrex, vous pouvez aisément lui envoyer vos messages par d’autres médias. Et s’ils répondent, la réponse arrivera dans leur dossier Ubicentrex.
  • Traçabilité : tous les messages envoyés et reçus sur Ubicentrex sont enregistrés. De la sorte, vous pouvez facilement en retrouver un grâce aux puissants filtres de recherche.
  • Accusés de réception. Tous les SMS et mails envoyés seront visibles dans l’interface accompagnés d’une infobulle précisant si le message a été reçu ou non.

Messagerie instantanée

Messagerie instantanée Le logiciel intègre des fonctionnalités qui permettent de dialoguer rapidement sans changer de fenêtre.

  • Communication entre collègues. La messagerie permet de dialoguer en temps réel avec ses collègues du même centre, même s’ils sont dans d’autres locaux.
  • Avec les clients ou le support Ubicentrex. Vous pouvez également envoyer un message plus informel à vos clients ou directement joindre le support technique d’Ubicentrex pour toute question.

Envoi multicanal

Messagerie multicanal fonctionnalités
  • Prendre le message d’un appelant. En quelques clics, vous pouvez noter un message pour votre client. Rajoutez facilement les coordonnées de l’appelant dans le corps du message.
  • Envoi de pièces jointes. Vous pouvez joindre à vos messages l’agenda du médecin ou un historique de ses appels s’il vous le demande. De la sorte, il pourra consulter les informations qui l’intéressent.
  • Thèmes de message et aide à la saisie. Le logiciel vous permet de créer des modèles de message, c’est-à-dire que vous pourrez à l’avance préparer des textes à trous et au moment de l’envoi, remplir les champs vides. Le logiciel est également couplé au dictionnaire VIDAL afin de vous simplifier l’écriture des posologies et des médicaments complexes.

Outil de facturation intégré

Facturation automatisée

Facturation Le logiciel est conçu pour vous faire gagner du temps. C’est notamment le cas grâce au module de facturation inclus gratuitement dans toutes les licences.

  • Facturation automatique : le logiciel comptabilise automatiquement tous les articles consommés par vos clients. Vous n’avez qu’à indiquer vos tarifs une fois et les factures se génèrent automatiquement à la fin du mois.
  • Abonnements, forfaits, tarifs personnalisés : l’outil de facturation est complet et s’adapte à tous vos besoins, quelle que soit votre méthode de facturation.
  • Prélèvement SEPA. À la fin du mois, les factures se génèrent et vous les validez en un clic. Un autre clic suffira pour générer un fichier de prélèvement SEPA à envoyer à votre banque.
  • Gestion des relances. En cas d’impayés, un onglet est dédié à la relance de vos clients qui tardent à régler leur facture.

Appliquez vos propres tarifs, vous avez la main

Facturation Le module de facturation d’Ubicentrex possède toutes les fonctionnalités dont vous aurez besoin pour gérer la facturation et la trésorerie de votre centre.

  • Tarifs par défaut : cette fenêtre vous permet de définir vos tarifs qui s’appliqueront automatiquement à tous vos clients. Vous pouvez choisir une date de validité afin, par exemple, d’appliquer des tarifs promotionnels pendant quelques mois.
  • Tarifs par société : si vous avez négocié des tarifs spéciaux avec l’un de vos clients, vous n’aurez aucune difficulté à lui appliquer ses tarifs propres.
  • Gestion de la trésorerie. Une des fonctionnalités très appréciée de nos clients est la possibilité de gérer votre trésorerie directement depuis l’interface.

Fonctionnalités statistiques et suivi de la productivité

Graphiques

fonctionnalités statistiques Toutes les actions effectuées sur Ubicentrex sont enregistrées. Nous vous donnons la possibilité de les visualiser sous forme de graphique afin d’avoir un aperçu de la productivité de votre centre.

  • Export des données. Les données comptabilisées vous appartiennent et vous pouvez toutes les exporter sous format .csv.
  • Tous types de graphiques : nombre d’appels par jour, par téléconseiller, par client, délai moyen d’attente, etc.
  • Augmenter votre productivité grâce aux rapports présentant l’efficacité de chaque téléconseiller.

Tableau de bord

Grâce au document Tableau de bord, vous retrouvez le détail de la productivité téléconseiller par téléconseiller. Rien ne vous échappe.

  • Visibilité de la progression.Mois après mois, vous suivez l’évolution de la productivité de chaque téléconseiller.
  • Sous tous les angles. Le tableau de bord vous permet de visualiser toute une série de données : appels entrants, perdus, sortants, temps d’attente moyen, durée moyenne d’un appel, pourcentage d’appels perdus, etc.