Un outil CRM clé en main pour gérer votre centre d’appel

 

Agenda partagé

 

home-demo-responsive L'agenda d'Ubicentrex possède une multitude de fonctionnalités dédiées à simplifier la gestion de rendez-vous pour les professions exigeantes telles que les centres d'appel, les médecins, les avocats etc. Ubicentrex vous permet d'utiliser plusieurs agendas dans une même interface grâce au partage de données. Ces dernières sont stockées sur nos serveurs, ce qui garantit une accessibilité permanente. L'agenda peut être consultable et enrichi en temps réel. En quelques clics, on peut paramétrer qui a accès à l'agenda et attribuer des fonctionnalités spécifiques pour vos collaborateurs ou clients. Par exemple, le docteur Perrin a des identifiants pour accéder à son agenda, ainsi que son collègue le docteur Clavière qui travaille dans le même cabinet et la secrétaire sur place.

 

Instructions

 

Instructions agenda UbicentrexGrâce au système d'instructions, vos clients peuvent facilement communiquer avec vous. Cet outil vous permet de gérer vos rendez-vous plus facilement en faisant apparaître une fenêtre popup pour vous avertir immédiatement d'une information importante :

  • Un éditeur intégré afin de mettre en forme les instructions et faire ressortir les informations importantes quand vous ouvrez le planning de l'agenda.
  • Intégration iframe ou HTML afin d'intégrer par exemple le plan d'accès Google Maps du cabinet du docteur.
  • Instruction popup qui apparaissent à l'ouverture du dossier. Quand on décroche l'appel du docteur Perrin, ses instructions s'affichent, de sorte à ne rater aucune information.
  • Instructions thématiques. Par exemple, vous avez la possibilité de faire une instruction pour les tarifs, une autre pour les informations concernant les laboratoires, une autre avec les réponses fréquentes, etc.

 

Planning types

 

Planning type
Grâce aux planning types, vous pouvez construire la semaine de votre client.

  • Un calendrier sur mesure. Les plannings types permettent de construire la semaine type de votre client, selon ses habitudes de travail.
  • Jongler entre les semaines. Ubicentrex vous permet de créer jusqu'à dix planning types et d'alterner facilement entre eux. Ainsi, vous pourrez par exemple créer un planning type pour les semaines A et un autre pour les semaines B.
  • Gestion des créneaux. Les créneaux sont les barres de couleur qui apparaissent sur le côté de l'agenda et qui indiquent quelles sont les disponibilités du docteur. Les créneaux sont personnalisables et entièrement modulables : vous pouvez définir une durée par défaut, une instruction et même une couleur.

 

Intégration de logiciels tiers

 

Planning typeUbicentrex vous donne la possibilité d'intégrer directement dans le logiciel des logiciels provenant d'autres éditeurs.

  • En remontée de fiche. Si vos clients utilisent un planning autre que celui d'Ubicentrex et souhaitent continuer à s'en servir, vous pouvez intégrer leur planning de sorte à ce qu'il s'affiche à l'ouverture de leur dossier.
  • Utiliser la téléphonie Ubicentrex. Le logiciel est conçu de telle sorte que vous puissiez utiliser en parallèle la téléphonie Ubicentrex et un agenda tiers. La téléphonie se gère dans la colonne de gauche et les agendas apparaissent dans le grand espace à droite.
  • Totale transparence pour l'utilisateur. Votre client ayant pris ses habitudes sur son logiciel ne sera pas forcé de changer de système, il pourra continuer à utiliser son logiciel de manière transparente, sans jamais se connecter à Ubicentrex.

 

Prise de rendez-vous par internet

 

fonctionnalités prise de rendez-vous par Internet
Ubicentrex a développé Ubiclic, afin de simplifier la vie des patients et de donner la possibilité de prendre rendez-vous directement en ligne.

  • Un agenda toujours disponible. Grâce à Ubiclic, les patients ont accès depuis chez eux à l'agenda de leur praticien. Il est mis à jour en temps réel.
  • Le rendez-vous en quelques clics. Ubiclic est un site intuitif qui permet aux patients de prendre et valider leur rendez-vous en moins d'une minute.
  • Une entrée d'argent pour vous. Pour nos clients centres d'appels, la prise de rendez-vous est incluse dans la licence, sans surcoût. Son utilisation ne vous est pas facturée tandis que vous pourrez répercuter les rendez-vous pris sur la facture de vos clients.

 

Les scripts : automatisez votre prise d'appels

 

fonctionnalités scriptsGrâce aux scripts, vous pouvez gérer les clients aux spécificités complexes. Le script permet de prendre l'appel et d'automatiser les réponses à apporter pour le téléconseiller.

  • Créer un alogrithme de réponse. Les scripts sont une succession d'étapes qui s'affichent selon les demandes de l'appelant. Vous n'avez qu'à construire une seule fois le script et il se déroulera à chaque appel.
  • Personnalisation par client. Vous pouvez créer autant de scripts que vous le désirez, avec autant d'étapes que nécessaires. Ainsi, vous pourrez personnaliser client par client les scripts de réception d'appels.
  • Gain de temps et d'efficacité. Les scripts permettent aux téléconseillers de n'oublier aucune question importante et de respecter un dialogue prédéfini. De la sorte, vous augmentez la productivité de votre centre.

 

Application mobile

 

E-mail
Grâce à l'application Ubicentrex, emportez votre agenda partout avec vous. L'application vous permet à tout moment de visualiser votre planning, de gérer vos rendez-vous et d'accédez à votre messagerie et à vos contacts. L'application pour smartphone vous permettra également de visualiser les rendez-vous par jour, par semaine ou par mois.

L'application embarque également un outil de supervision pour vous permettre de manager votre centre d'appel à distance.

Le petit plus de notre application ? Celle-ci fonctionne aussi en mode déconnecté : ne laissez pas une panne réseau vous gâcher la vie !

télécharger sur l'App Store Disponible sur Google Play

 

Liste d'attente intelligente

 

fonctionnalités liste d'attente
La liste d'attente Ubicentrex permet une gestion intelligente des rendez-vous.

  • Quelques clics pour mettre en attente. Si un appelant le souhaite, vous pouvez cliquer sur un bouton pour le mettre en attente. Cochez ensuite les cases correspondant à ses disponibilités par jour et par heure.
  • Gestion intelligente. Le logiciel va lui-même détecter si un créneau se libère sur les disponibilités pré-remplies et va envoyer un SMS et/ou un mail au contact pour le prévenir qu'un rendez-vous lui a été réservé et qu'il faut qu'il appelle la permanence téléphonique pour le confirmer.
  • Simplification de la gestion. Grâce à ce système, vous ne risquez pas d'oublier un rendez-vous puisque c'est l'appelant lui-même qui rappelle pour confirmer son rendez-vous suite à la relance du logiciel.

 

Synchronisation

 

Notre agenda est synchronisable avec les protocoles Google Agenda et CalDAV (Thunderbird, Outlook, iCal, etc.). Cette synchronisation est bilatérale, c'est-à-dire que si vous prenez un rendez-vous sur l'agenda Ubicentrex, celui-ci sera automatiquement copié sur l'agenda synchronisé, et vice-versa. De la sorte, votre client n'utilise que l'agenda qu'il préfère et l'utilisation est transparente pour vous et pour lui.

 

Rappels et confirmations de rendez-vous

 

Rappels de rendez-vous
Ubicentrex vous permet de personnaliser pour chacun de vos clients des messages de rappels et de confirmations de rendez-vous ainsi que d'automatiser leurs envois par mail et/ou SMS.

  • Planifiez à l'avance la date et l'heure d'envoi des rappels de rendez-vous.
  • Paramétrez des messages d'alertes pour vos clients lors de la modification ou la suppression d'un rendez-vous.
  • Retrouvez un historique de tous les messages envoyés depuis Ubicentrex via l'outil de statistiques de l'interface.