Agenda partagé, Planning synchronisé

L’agenda partagé (ou collaboratif) est un outil de travail qui est devenue indispensable pour les utilisateurs d’une permanence téléphonique et leurs clients. Basé sur la technologie Web 2.0, Ubicentrex vous permet d’organiser plusieurs agendas dans une même interface. Avec une connexion Internet (mobile 3G, ADSL, Câble…), votre agenda est consultable et enrichi en temps réel (disponibilité : 7j /7 & 24h /24). Interfacer avec la téléphonie et la base contacts, la prise de rendez-vous s’effectue en quelques clics et la traçabilité des actions réalisées prend toutes ces lettres de noblesse.

Affichage en mode 1,5,6,7 jours

L’agenda partagé UBICENTREX offre la possibilité d’afficher une journée complète ou bien une semaine de 5, 6 ou 7 jours. Pour les télé-secrétariats, cet affichage peut-être paramétré par défaut selon l’usage de chaque client.

Auto-suggestion des contacts

Lors de la saisie d’un rendez vous, le nom,prénom et numéros du patients sont automatiquement préremplis selon le numéro de téléphone de l’appelant. Si plusieurs contacts (patients) correspondent au même numéros, une liste est affichée. Cette auto-suggestion permet de gagner un temps très important pour le client et pour le secrétariat. Cela permet également de s’imposer facilement une cohérence entre les rendez-vous et le carnet de contacts.

Filtres d’affichage:

Plusieurs filtres d’affichage sont disponible. Vous pourrez notamment afficher sur votre écran les rendez-vous supprimés. Cela permet de manière extrêmement simple de retrouver l’historique des modifications de votre agenda. Il n’y aura ainsi plus de malentendu entre la secrétaire et son client.

Synchronisation des agendas avec Google Calendar, Outlook, Iphone et Blackberry

L’agenda UBICENTREX peut être synchronisé avec Google Calendar. Cela permet au client de la permanence téléphonique de garder son agenda Google. Google Calendar peut aussi être utilisé comme passerelle vers d’autres agendas (Outlook, Iphone ou Blackberry par exemple).

Cette fonctionnalité est également très intéressante pour importer facilement l’agenda de vos nouveaux clients.

Gestion des disponibilités

Le planning partégé UBICENTREX permet d’indiquer au secrétariat à l’aide de canevas la disponibilité du client. Cette disponibilité peut être qualifiée de 3 types: disponible le jour même, disponible uniquement pour le client et aussi disponible le jour même. Ce dernier type de canevas est très utile pour conserver de la disponibilité pour les urgences.

Consignes de jour

Les consignes de jours permettent de donner au télésecrétariat des instructions liées à une journée précise. C’est très pratique au quotidien pour orienter le positionnement des rendez-vous ou bien pour optimiser la qualité de réponse de la secrétaire.

Affichage des disponibilités

L’affichage des disponibilité sur le mensuel est très priécis. En effet un code couleur permet d’un coup d’oeil de voir

• les jours plein en rouge: des rendez-vous et pas de disponibilité
• les jours commencés en rose:  des disponibilité et des rendez-vous
• les jours encore vierge:  des disponibilités, pas de rendez vous

Ergonomie

L’usage du planning est extrêmement simple et convivial: de nombreuses actions se font par menu contextuel ou par la souris comme par exemple la copie, suppression, changement de couleur, l’envoi par mail,…

L’horaire s’affiche au survol de la souris. Cela permet de visualiser très facilement l’haire ou l’on se trouve sans pour autant charger l’affichage global.

Et aussi

Il existe encore de nombreuses fonctionnalités très pratiques comme:

• Affichage simultané jusqu’à 7 plannings
• Plannings types avec définition des disponibilités
• Possibilité d’écrire des commentaires dans la grille
• Durée des créneaux adaptables dans la grille
• Filtres d’affichages: disponibilité, rendez-vous, créneaux,…
• Conditions d’acceptation des rendez-vous facultatives ou obligatoires
• Nombreux critères de création de rendez-vous: nouveau patient, …
• Affichage de l’historique des contacts du rendez-vous
• Création de contact directe à l’enregistrement du rendez-vous
• Recherche de disponibilité avec critères complexes
• Gestion de liste d’attente
• Modèles de rendez-vous
• Copie complexe de structure d’agenda (1 jour sur deux, seulement les lundis, …)

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